円満退職をスムーズに進めるために必要なこととは？気をつけるポイントをご紹介

転職活動は入社する企業を決定することで完結するわけではありません。勤めている会社を円満退職することまでが転職活動と言えます。意外と思われるかも知れませんが、転職活動の中で一番苦労したのは「退職交渉」と言われる方はとても多いのです。

ここでは退職を申し出るタイミングや申し出てから実際に退職に至るまでどのくらいの期間がかかるのか、退職を伝える相手や必要な書類、進め方を記載しています。少しでもスムーズに退職ができるよう、事前準備として参考に下さい。大切なポイントは6つです。

円満退職の基礎知識

退職は誰もが経験する人生の重要なイベントです。特に円満な退職を実現するためには、正しい知識と計画的な進め方が大切になります。法律や社内規定に沿った手続きを踏むことで、会社との良好な関係を保ちながら新たなキャリアへの一歩を踏み出すことができます。

後悔のない退職を実現するためには、退職までの期間設定や手続きの進め方、上司への報告方法など、基本的なルールを押さえておく必要があります。これらの知識を身につけることで、スムーズな退職活動が可能になり、将来的なキャリアにもプラスの影響をもたらすことができます。

なぜ円満退職が重要なのか

円満退職は、将来のキャリアや人間関係に大きな影響を与えるため、非常に重要な選択です。

その理由は主に3つあります。

・将来の転職活動への影響
・前職からの推薦状や紹介の可能性
・ビジネスネットワークの維持

まず、円満な退職は将来の転職活動において大きなメリットとなります。多くの企業は採用時に前職の退職理由を確認し、円満な退職であることを重視します。特に同業界での転職を考える場合、業界内での評判は非常に重要な要素となります。

次に、円満な退職をすることで、必要に応じて前職からの推薦状や紹介を得られる可能性が高まります。キャリアにおいて、信頼できる推薦者の存在は大きな強みとなります。

また、ビジネスの世界は意外と狭く、将来思わぬところで前職の同僚と再会することもあります。円満な退職を心がけることで、貴重なビジネスネットワークを維持できます。

一方で、円満でない退職をした場合のリスクは以下の通りです。

・次の職場での身元照会で不利になる
・業界内での評判が下がる
・将来的なビジネスチャンスを逃す

そのため、退職を考える際は感情的にならず、長期的な視点で冷静に判断することが大切です。特に、今後のキャリアプランを見据えて、良好な関係を保ちながら退職することを意識しましょう。

退職の意思表示のタイミング

第一希望企業の最終面接の場で「是非弊社にご入社して下さい」。と言われ面接が終了した場合でも、正式な内定通知書を書面かメールで確認するまでは退職を伝えてはいけません。

※「内定通知書」の他に「採用通知書」「雇用契約書」などの書面もあります。

処遇面をきちんと確認し納得した上で退職交渉をはじめます。先に退職交渉を進めていたところ、聞いていた給与と異なる内容が書面に記載されていた。勤務地が希望とは違っていた。ということが起こらないとも限りません。最後まで慎重に行動しましょう。

ポイント1　　内定企業から通知書が届くまで退職の意思表示はしない。

退職の意思表示から実際の退職までに要する期間

民法上は、期間の定めのない雇用契約の場合、退職を申し出た日から2週間で退職することができます。しかしながら、一般的には就業規則を優先する企業が多い為、まずは就業規則を確認しましょう。就業規則には、退職の1ヶ月前までに告知すること。となっているのが一般的です。就業規則に従って残りの勤務期間を逆算し、応募企業への入社希望日を交渉することになります。

ここで注意することは、受け入れる側の企業は採用を決定すると、1日でも早く入社して欲しいという意向があります。欠員補充の場合はなおさらです。内定通知から1～2ヶ月後の入社は許容範囲ですが、3ヶ月以上期間を要するのは一般的に難しいです。最終面接前の段階で就業規則や現職の仕事の状況を確認の上、退職に1ヵ月以上要する場合はコンサルタントに相談される事をお勧めします。

ポイント2　勤めている会社の就業規則の「退職に関する規定」を確認する。
ポイント3　次の会社が決まっている場合、1ヶ月～2ヶ月程度で退職するのが一般的。

退職を伝える相手、伝える内容、必要な書類は？

退職の意思表示の相手は直属の上司です。先に同僚などに話してしまい周りから上司の耳に届く事のないようにしましょう。まずは口頭で伝えます。あやふやな気持ちのまま伝えると引き留めの余地があると判断され、必要以上の労力を割かなければならなくなります。「退職の意思が固い」という事が伝わるように話しましょう。退職理由は会社の不満を言わず、前向きで私都合の理由で伝えるようにしましょう。
例えば、「もっと資格を生かしたい」、「英語を使いたい」、「マネジメントをしたい」等。
併せて「退職希望日」も伝えます。そして次の会社の社名は公表しないようにしましょう。

引き留めは必ずあります。直属の上司だけではなく、複数の上司と何度も話し合い、やっと退職が認められたというケースもあります。粘り強く交渉しましょう。

上司から承諾を取れた後、正式な書面として「退職願」もしくは「退職届」を提出します。会社に所定の書式がある場合はそれを利用します。「退職願」と「退職届」の違いは、承諾される前の段階が「退職願」退職が承諾された後が「退職届」です。

＜記載注意点＞

• 一般的に手書きで、縦書きで書く。
• 退職理由：自己都合退職の場合「一身上の都合」と書く。
  会社都合の退職の場合も提出が必要です。その場合は「退職勧奨に伴い」など具体的に。
• 退職日：上司と合意した年月日を書く。（提出日も書く）
• 退職願は「退職いたしたく～お願い申し上げます」退職届は「退職いたします」と書く。
• 宛名：組織の最高執行責任者を宛先にする。

ポイント4　まずは上司に口頭で退職の意思を伝える
ポイント5　「退職希望日」は同時に伝える
ポイント6　転職先の会社名は公開しない

退職願・退職届の書き方についてはこちらをご覧ください。

【退職願・退職届の書き方マニュアル】提出のタイミングや注意点を解説

退職時のトラブル防止策

円満な退職を実現するためには、さまざまなトラブルを未然に防ぐことが大切です。特に多いのが、引き留めへの対応や業務引継ぎ、機密情報の取り扱いなどで問題が発生するケースです。

これらのトラブルを防ぐためには、退職の意思を明確に伝えつつも、会社への感謝の気持ちを忘れず、丁寧な引継ぎ作業を心がけることが重要になります。また、業務上知り得た情報の取り扱いには細心の注意を払い、退職後のトラブルを防止する必要があります。

よくある失敗パターン

円満退職を目指す中で、思わぬトラブルを招いてしまうケースが少なくありません。ここでは退職時によくある失敗パターンとその対処法についてお伝えします。

退職時の失敗で最も多いのが、感情的な行動による人間関係の悪化です。具体的には以下のようなケースが挙げられます。

・退職の意思を突然メールだけで伝える
・上司を飛び越えて、人事部門に直接相談する
・内定先の話を社内で大々的にする
・引継ぎを後回しにして放置する
・退職日までモチベーションが下がったまま勤務を続ける

これらの行動は、会社との良好な関係を損なうだけでなく、将来的なキャリアにも悪影響を及ぼす可能性があります。

円満退職を実現するためには、感情をコントロールし、計画的に進めることが重要です。退職までの期間は、将来の自分のキャリアを左右する大切な時期といえます。

最後に、以下のような行動は必ず避けましょう。

・機密情報の持ち出し
・同僚の引き抜きを図る
・会社の悪口を言う
・取引先に個人的に連絡する
・重要な引継ぎ事項を意図的に隠す

これらの失敗を避け、誠実な態度で退職を進めることで、円満な関係を保ちながら新しいキャリアをスタートすることができます。

引き留め交渉への対処法

退職を申し出た際の引き留めは、多くの会社で一般的に行われる対応です。冷静に対処することで、円満な関係を保ちながら退職を実現できます。

引き留めへの対応で最も重要なのは、以下の3つのポイントを意識することです。

・感情的にならず、プロフェッショナルな態度を保つ
・明確な理由と決意を伝える
・会社への感謝の気持ちを示す

引き留めの具体的な対処方法は状況によって異なります。

また、引き留めを受けた際は、即答を避けることも大切です。「ご配慮ありがとうございます。じっくり考えさせていただきます」と返答し、時間的な余裕を持って対応することをお勧めします。

引き留めを断る際のポイントとして、下記に気を付けましょう。

・社や上司の提案を否定せず、感謝の意を示す
・自身のキャリアプランに基づく前向きな理由を説明する
・具体的な退職時期を提示し、引継ぎを確実に行う意思を伝える

このような対応により、お互いを尊重した形での円満退職が実現できます。

業務引継ぎでの注意点

業務引継ぎを適切に行うことは、円満退職の成否を左右する重要なポイントです。引継ぎが不十分だと、退職後に様々なトラブルを引き起こす可能性があります。

業務引継ぎでは、特に以下の点に注意を払う必要があります。

・引継ぎ内容の優先順位付けを明確にする
・作業手順やルールを詳細に文書化する
・例外的な対応が必要なケースも漏れなく記録する
・暗黙知として持っている情報も可能な限り形式知化する

特に重要な引継ぎ項目は以下の通りです。

・日常業務の具体的な実施手順
・取引先や顧客との特別な取り決め事項
・トラブル発生時の対応方法
・アクセス権限や各種パスワード情報
・定期的なタスクの実施時期と内容

このような丁寧な引継ぎを行うことで、退職後も会社との良好な関係を維持することができ、将来的なキャリアにもプラスの影響をもたらすことができます。

円満退職に関するよくある質問

最後に、円満退職に関するよくある質問に回答します。

ここで回答するのは以下の3つです。

• 退職の意思表示はいつすればいい？
• 実際の退職までに要する期間はどれくらい？
• 退職を伝える相手、伝える内容、必要な書類は？

それぞれ解説します。

退職の意思表示はいつすればいい？

転職活動をしていて、既存の企業に退職の意思を伝えるタイミングとしては、内定企業から通知書が届くまで退職の意思表示はしないようにしましょう。

実際の退職までに要する期間はどれくらい？

勤めている会社の就業規則の「退職に関する規定」を確認しましょう。
次の会社が決まっている場合、1ヶ月～2ヶ月程度で退職するのが一般的です。

退職を伝える相手、伝える内容、必要な書類は？

直属の上司に対して、断固たる意思を示しましょう。
その後、「退職願」もしくは「退職届」を提出します。

最後に

お世話になった現職を退職する時は、大変な労力が必要です。特に慰留された場合はなおさらでしょう。

ですが、退職する方のほとんどが通ってきた道です。円満に退職できるように交渉することはとても大切なポイントであり、ビジネスマンとして必要なスキルです。そして、入社を心待ちにしてくれている次の会社に迷惑をかけないことで、良いスタートをきることができるのです。

「なぜ転職を考えたのか？」という最初の気持ちに立ち返り、強い意志をもって粘り強く交渉し前に進んで下さい。

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